من أهم العوامل التي يجب الانتباه إليها ترتيب المقاعد للجمهور في قاعة المؤتمرات. يمكنك ترتيب الكراسي التي لديك بطرق مختلفة وتزيين قاعتك حسب نوع وحجم القاعة وعدد المشاركين ، لكن يجب أن تضع في اعتبارك أن أي نوع من الندوات أو المؤتمرات هو نوع من الترتيب. شيء خاص وهناك مبادئ معينة بتفاصيل صغيرة يجب اتباعها. في هذا الصدد ، في ما يلي ، قدمنا ​​بعض الأمثلة على أكثر أنماط ترتيبات الجلوس شيوعًا في قاعات المؤتمرات.

1-ترتيب النمط السينمائي

بادئ ذي بدء ، يجب أن نقول أن هذا النمط هو أحد أكثر تصميمات ترتيب الغرف مرونة. كما ترى في الصورة ، جميع المقاعد مرتبة في صفوف موازية لبعضها البعض وخلف بعضها البعض. ويمكن ترتيب هذه الصفوف بشكل دائري أو نصف دائري أو مسطح أو بزاوية باتجاه النقطة المحورية ، أي في مثل طريقة يجلس بها كل الجمهور في مواجهة المنصة الرئيسية وأمام مقدم العرض أو المتحدث. يستخدم هذا التصميم في الغالب للاجتماعات الرسمية للغاية التي تحتوي على وضع سؤال وجواب. الشيء الرئيسي في هذا النمط هو أن الكراسي يجب أن توضع بطريقة لا يضطر الناس إلى السير خلف بعضهم البعض لرؤية الشاشة أو السماعة. إذا كنت تستخدم كراسي الحفلة ، فاحفظ المسافة بين الصفوف حتى يتمكن الأشخاص من التحرك بشكل مريح ، ويجب أن تكون هذه المسافة حوالي 60 سم ، ويجب أن تكون المسافة بين كل كرسي والمقعد الخلفي بين 7 و 15 سم. في هذا التصميم ، لا توجد أخبار عن الطاولة أمام الجمهور. يعد الإعداد على غرار المسرح أكثر فاعلية للأحداث التي يكون فيها الحاضرون مجرد الجمهور ولا يعد تقديم الطعام جزءًا من برنامج المؤتمر.

المزايا: مناسب جدًا للمؤتمرات التي لا يحتاج الجمهور فيها إلى الكتابة والقراءة ، وعادة ما يتسع لأكثر من 40 شخصًا.

العيوب: عندما يكون عدد المشاركين كبيرًا جدًا ، ستحتاج إلى قاعة حيث الصفوف بها مستوى مختلف عن بعضها البعض بحيث يمكن للصفوف الأخيرة رؤية المنصة ، وعدم وجود طاولة لتدوين الملاحظات والكتابة ، وانخفاض التفاعل بين الصفوف. الجمهور.

2- ترتيب على شكل حرف U.

في هذا النموذج ، يتم ترتيب الجداول بطريقة لتشكيل الحرف U في اللغة الإنجليزية ، ويتم وضع الكراسي حول الطاولات بحيث لا يوجد سوى مقاعد على الجوانب الخارجية للحرف U. يستخدم هذا النمط من التخطيط في الغالب لاجتماعات مجلس الإدارة أو المناقشات الجماعية حيث يوجد متحدث أو شاشة في المركز وتواجه الجمهور. يستخدم أسلوب التخطيط هذا في الغالب للمؤتمرات الصحفية ، والدروس التدريبية ، وجلسات التعاون أو ورش عمل العصف الذهني. النقطة المهمة في هذا النوع من الترتيب هي الانتباه إلى عدد المشاركين الذي يجب ألا يتجاوز 25 شخصًا ، لأنه في حالة زيادة عدد المشاركين ، يجب رفع جانبي الحرف U ، ونتيجة لذلك ، الأشخاص الجلوس في نفس الصف لا يمكنه رؤية بعضنا البعض. وستنخفض مشاركة وتفاعل الناس مع بعضهم البعض.

الإيجابيات: مساحة عمل جيدة وكافية للمتحدث ، تفاعل جيد بين المشاركين مع بعضهم البعض ومع مقدم العرض ، مثالي جدًا للأحداث التي تتطلب أجهزة سمعية وبصرية ومكبرات صوت.

العيوب: هناك حد لعدد جهات الاتصال

3- ترتيب على طراز الفصول الدراسية

كما ترى في الصورة ، في هذا النمط ، يتم ترتيب صفوف الطاولات والكراسي جنبًا إلى جنب وبالتوازي مع مكبر الصوت أو الشاشة ، وعادة ما تكون الطاولات في ثلاثة صفوف ، ويتم وضع كرسيين خلف كل طاولة. في هذا التصميم ، يمكن للجمهور الكتابة وتدوين الملاحظات بسهولة بسبب وجود الطاولة. هذا الترتيب مناسب جدًا للاجتماعات التي يحتاج فيها الجمهور إلى استخدام كتب أو دفاتر أو أجهزة كمبيوتر محمولة. من المثير للاهتمام معرفة أن هذا النموذج هو النوع الأكثر ملاءمة للترتيب للاجتماعات الطويلة جدًا والوجبات الخفيفة ومعدات تقديم الطعام متاحة بسهولة للجمهور. النقطة هنا هي احترام المسافة بين الصفوف حتى يتمكن الأشخاص من التحرك بسهولة ، والحد الأدنى للمسافة بين كل مقعد والمقعد الجانبي هو 5 سم تقريبًا. أيضا ، يجب أن تكون الجداول مرتبة في الزاوية اليمنى مع المنصة.

المزايا: يمكن للمقدم أن يرى بسهولة جميع أفراده وجهات اتصاله ، ويمكن لمزيد من جهات الاتصال حضور الحدث.

العيوب: لن يرى المشاركون سوى ظهور بعضهم البعض وسيكون مقدار التفاعل ضئيلاً.

4- تصميم على طراز غرفة الاجتماعات (طاولة مستطيلة)

في هذا النموذج ، يتم وضع طاولة مستطيلة في وسط القاعة ويتم ترتيب الكراسي حولها. كما يوحي اسمها ، فإن خطة الترتيب هذه مناسبة جدًا لاجتماعات مجلس الإدارة ، كما أنه من الشائع استخدام هذا النوع من الترتيب في جلسات الاستشارة والتدريب ، ومناقشات المجموعة المفتوحة ، والمقابلات. في بعض الأحيان ، إذا لم يتوفر جدول بيضاوي أو مستطيل ، عن طريق وضع عدة جداول عادية معًا ، فإنها تنشئ مستطيلات أو مربعات أو مربعات فارغة. تذكر أنه كلما زاد حجم طاولتك ، كلما كان من الصعب على جمهورك رؤية بعضهم البعض ، خاصةً أولئك الذين يجلسون في نفس الصف قد لا يتمكنون من رؤية الأشخاص في نهاية صفهم ، لذلك يجب أن يكون عدد المقاعد لا يزيد عن 12 ولا يزيد عن 15. زيادة العدد.

الإيجابيات: بيئة عمل جيدة ، تفاعل عالي بين المشاركين و جو عمل جيد جدا

العيوب: غير مناسب للمجموعات الكبيرة ، وليس مثالياً للأحداث التي تتطلب مكبر صوت أو جهاز سمعي بصري.

5- الترتيب على شكل أشكال فارغة

تم تصميم طاولة المؤتمرات في هذا النموذج بحيث يتم ترتيب الجداول جنبًا إلى جنب لإنشاء أشكال هندسية مثل المربع أو المستطيل أو حتى المثمن ويظل مركزها فارغًا. هذا الترتيب مناسب جدًا للمجموعات بين 12 و 30 شخصًا حيث يكون التفاعل بين مجموعة المشاركين مهمًا جدًا ولا توجد حاجة إلى شاشة أو مكبر صوت. لأنه يخلق مساحة عمل مناسبة للجميع ، وهناك الكثير من التواصل المرئي بين الناس.

6- ترتيب الولائم

في هذا النمط ، تجلس ستة إلى عشرة كراسي حول طاولة مستديرة أو مربعة أو سداسية ، والسبب في استخدام هذا النمط هو تسهيل خدمة الوجبة. بالطبع ، في معظم الأحداث ، يتم ترتيب الكراسي في الغالب على جانب واحد من الطاولة أو ما يسمى بنصف جولة ، بحيث يواجه جميع الأشخاص المنصة (تمامًا كما تراه في الصورة). يستخدم هذا الترتيب بشكل أكبر للأحداث التي يتم فيها تقديم وجبات الطعام أو اجتماعات الأعمال الصغيرة التي تتطلب تفاعلًا عاليًا.