شرایط برگزاری مراسم و میهمانی ها
مواردی که رعایت آن از طرف صاحب مراسم الزامیست و مسئولیت عواقب ناشی از عدم رعایت آن ها بر عهده ی میزبان خواهد بود؛
1 – رعایت حجاب و شئونات کامل اسلامی برای کلیه ی میهمانان لازم الاجرا بوده و هتل مجاز می باشد در صورت عدم رعایت آن ها نسبت به جلوگیری برگزاری مراسم اقدام نماید.
2.میهمان میتواند نماینده ای جهت شمارش غذای خروجی از آشپزخانه معرفی نماید. در غیر اینصورت آمار اعلامی از سوی نماینده هتل مورد قبول طرفین میباشد.
3- چنانچه تعداد حاضرین در مراسم، کمتر از تعداد ذکر شده در این قرارداد باشد، ملاک تسویه حساب، هزینه های تعیین شده برای تعداد قید شده در قراردادخواهد بود و میزبان نسبت به پرداخت آن اقدام می نماید.( کودکان بالای 6سال بزرگسال محسوب می شود) و نیز افزایش تعداد میهمانان در روزمراسم حداکثر تا 10% امکان پذیر خواهد بود که قبل از سرو غذا نسبت به تسویه حساب اقدام خواهد شد.
4- کاهش تعداد میهمانان حدکثر تا 72 ساعت قبل از مراسم و حداکثر تا 10% امکان پذیر خواهد بود.
5- در صورت تهیه میوه و شیرینی توسط صاحب مراسم، لازم است این اقلام هشت ساعت قبل از مراسم تحویل گردد.
6- چنانچه تعداد حاضرین در مراسم کمتر از تعداد نفرات قرارداد باشد، پس از مراسم غذا، میوه و شیرینی باقی مانده در اختیار میهمان قرار می گیرد و ظروف حمل آن توسط صاحب مراسم تهیه می شود. بدیهی است روزهای پس از مراسم صاحب مراسم نمی تواند ادعایی برای باقی مانده غذا و میوه و شیرینی داشته باشد.
7- ورود هر گونه مواد غذایی و نوشیدنی حلال و غیرحلال توسط صاحب مراسم و یا مدعوین جهت سرو در مراسم اکیداً ممنوع می باشد.
8- صاحب مراسم تعهد می نماید که در وقت تعیین شده، مراسم را شروع و ضمن برگزاری آن با نظم و ترتیب و رعایت کلیه ی مقررات جاری و آیین نامه های هتل، به اتفاق مدعوین پس از انقضای وقت تعیین شده محل میهمانی را ترک نماید.
9- صاحب مراسم متعهد است چنانچه خسارتی توسط خودو یا مدعوینش به هتل وارد نماید، طبق برآورد هتل تقبل نماید.
10- حضور حتی یک نفر از مدعوین به منزله ی اجرای قرارداد و انجام مراسم است.
11- استعمال دخانیات در فضاهای داخلی هتل ممنوع می باشد.
12- صاحب مراسم متعهد می گردد ضمن هماهنگی به موقع با هتل در خصوص کلیه ی مفاد مراسم، نامه ی معرفی به اداره ی نظارت بر اماکن نیرو انتظامی را از هتل دریافت نموده و نسبت به اخذ مجوز از آن اداره اقدام و حداکثر تا 72 ساعت قبل از برگزاری مراسم به هتل ارائه نماید، در غیر این صورت هتل مجاز به اجرای مراسم نبوده و طبق آیین نامه ی مندرج در این قرارداد نسبت به فسخ قرارداد حتی در روز مراسم اقدام خواهد نمود.
13- در صورت نیاز مراسم به پخش تراکت، توضیح بروشور، چاپ بنر یا مواردی از این قبیل لازم است نمونه ی آن توسط صاحب مراسم به رؤیت اداره ی اماکن رسیده و مجوز کتبی لازم از ایشان اخذ گردد در غیر این صورت امکان استفاده از آن ها وجود نخواهد داشت.
14- مسئولیت نگهداری و سلامت کلیه ی لوازم مربوط به مراسم که از طرف میهمان آورده شده به عهده ی خود ایشان می باشد و هتل مسئولیتی در قبال آن ها، قبل و بعد از مراسم ندارد.
15- چنانچه به درخواست صاحب مراسم( فقط سمینار) برنامه ی هنری و یا مجری، غیر از گروه هتل باشد لازم است صاحب مراسم نسبت به اخذ مجوز به نام برگزار کنندگان برنامه از وزارت ارشاد و اداره ی اماکن و تحویل آن به واحد بازاریابی و فروش تا 72 ساعت قبل از برگزاری مراسم اقدام نماید و هزینه ی ورودی این برنامه را که مبلغ آن با هماهنگی واحد بازاریابی و فروش مشخص می شود به حساب هتل واریز نماید.
16- گل آرایی و هزینه های مربوط به آن طبق موازین هتل محاسبه و در قرارداد درج خواهد شد.
17- لوازم صوتی و تصویری جهت اجرای برنامه ی هنری و یا برنامه های مورد درخواست دیگر، به طور جداگانه محاسبه خواهد شد.
18- صاحب مراسم ، موظف است حداکثر تا 5 ساعت پس از اتمام مراسم ، نسبت به تخلیه کامل اجناس آورده شده توسط ایشان به هتل ( نظیر استند ، بنر ، …. ) اقدام نمایند . در غیر این صورت هتل هیچ گونه مسئولیتی در قبال وسایل صاحب مراسم نخواهد داشت .
چگونگی پرداخت هزینه ی مراسم به شرح ذیل می باشد؛
50% از جمع کل بهای مراسم به هنگام عقد قرارداد و 50% باقیمانده حداکثر یک هفته از قبل از برگزاری مراسم از میزبان دریافت و تسویه خواهد شد؛ عدم پرداخت به موقع هزینه ها از طرف میزبان به منزله ی انصراف تلقی شده و هتل هیچگونه تعهدی در رابطه با برگزاری مراسم نخواهد داشت و عواقب احتمالی آن به عهده ی میزبان می باشد.
نحوه ی فسخ قرارداد؛
در صورت انصراف و یا تغییر تاریخ برگزاری مراسم از جنب سفارش دهنده به هر عنوان و شرایطی( موجه یا غیرموجه) که به صورت کتبی توسط میزبان به هتل اعلام می گردد به شرح ذیل جهت جبران خسارت وارده به هتل از مبلغ بیعانه کسر خواهد شد و عودت پرداختی میهمان حداقل پس از یک هفته کاری انجام خواهد شد.
| تعداد روزهای مانده به تاریخ برگزاری مراسم | از بدو انعقاد قرارداد تا 60 | 59-15 | 14-3 | 2 | 1 | روز مراسم |
| درصد جریمه از کل مبلغ قرارداد | 10% | 20% | 25% | 40% | 50% | 70% |