یکی از مهم ترین این عوامل که باید بسیار به آن توجه کرد نحوه ی چیدمان صندلی برای مخاطبین حاضر در سالن همایش می باشد. شما می توانید با توجه به نوع و اندازه سالن و تعداد افراد شرکت کننده به گونه های متفاوتی صندلی هایی که در اختیار دارید را بچینید و سالن خود را تزئین نمایید اما باید این نکته را در نظر داشته باشید که هر نوع سمینار یا کنفرانسی نوعی چیدمان خاص را وی طلبد و اصول خاصی با نکات ریزی وجود دارد که باید رعایت شود. در همین راستا در ادامه چند نمونه از رایج ترین سبک های چیدمان صندلی در سالن های همایش را معرفی کرده ایم.
۱-چیدمان به سبک سینمایی
قبل از هر چیزی باید بگوییم که این سبک یکی از انعطاف پذیرترین طرخ های چیدمان اتاق است. همان گونه که در تصویر مشاهده می کنید تمامی صندلی ها در ردیف هایی به موازات و پشت به هم چیده شده اند این ردیف ها می توانند به صورت دایره ای، نیم دایره، صاف و یا با زاویه به سمت نقطه ی کانونی چیده شوند، یعنی به حالتی که تمامی حضار رو به سکوی اصلی و در مقابل ارائه دهنده یا سخنران می نشینند. این طرح بیش تر برای جلسات بسیار رسمی که حالت پرسش و پاسخ دارند به کار گرفته می شود. نکته ی اصلی در رابطه با این سبک این است که صندلی ها طوری باید قرار گیرند که افراد مجبور نشوند برای دیدن صفحه ی نمایش یا سخنران از پشت سر هم دیگر سرک بکشند. اگر از صندلی های مهمانی استفاده می کنید فاصله ی بین ردیف ها را رعایت کنید تا رفت و آمد افراد راحت باشد که این فاصله باید حدود ۶۰ سانتی باشد و فاصله ی هر صندلی با صندلی بقلی باید حدودا بین ۷ تا ۱۵ سانتی متر باشد. در این طرح چیدمان خبری از میز در جلوی مخاطبین نمی باشد. چیدمان به سبک تئاتر برای رویدادهایی کارآمدتر است که شرکت کنندگان صرفا مخاطب هستند و پذیرایی برای وعده ی غذایی شامل برنامه ی کنفرانس نیست.
مزایا: برای همایش هایی که مخاطب احتیاج به نوشتن و خواندن ندارد بسیار مناسب می باشد و معمولا برای گروه مخاطبان بیش از ۴۰ نفرکارایی دارد.
معایب: در زمانی که تعداد شرکت کننده ها بسیار زیاد باشد به سالنی نیاز خواهید داشت که ردیف ها تفاوت سطح با یکدیگر داشته باشند تا ردیف های آخر هم بتوانند تریبون را مشاهده کنند، عدم وجود میز برای نوت برداری و نوشتن، تعامل کم بین مخاطبین.
۲– چیدمان به شکل U
در این مدل میزها به نحوی چیده می شوند تا به شکل حرف U در زبان انگلیسی در بیایند و صندلی ها به دور میزها قرار می گیرند به صورتی که فقط در ضلع های بیرونی حرف U صندلی باشد. این سبک چیدمان بیش تر برای جلسات هیات مدیره یا بحث های گروهی به کار گرفته می شود که در آن یک سخنران یا صفحه ی نمایش در مرکز و رو به روی مخاطبین وجود دارد. این سبک چیدمان بیش تر برای کنفرانس های مطبوعاتی، کلاس های آموزشی و جلسات همکاری یا کارگاه طوفان مغزی بیش تر استفاده می شود. نکته ی حائز اهمیت این نوع چیدمان توجه به تعداد مخاطبین است که نباید از ۲۵ نفر بیش تر باشد زیرا در صورتی که تعداد شرکت کنندگان زیاد شود باید دو ضلع حرف U بلند شود و در نتیجه افرادی که یک ردیف نشسته اند نمی توانند یکدیگر را مشاهده کنند و مشارکت و تعامل افراد با یکدیگر کم خواهد شد.
مزایا: وجود فضای کار خوب و کافی برای سخنران، تعامل مناسب بین شرکت کننده ها با یکدیگر و با ارائه دهنده، بسیار ایده آل برای رویدادهایی که نیاز به تجهیزات صوتی تصویری و سخنران است.
معایب: وجود محدودیت در تعداد مخاطبین
۳– چیدمان به سبک کلاس درس
همان گونه که در شکل مشاهده می کنید در این سبک ردیف های میز و صندلی در کنار هم و به موازات رو به سخنران یا صفحه ی نمایش چیده می شود که میزها به طور معمول در سه ردیف هستند و پشت هر میز دو صندلی قرار میگیرد. در این طرح حضار به دلیل وجود میز می توانند به راحتی بنویسند و نوت برداری کنند. این چیدمان برای جلساتی که مخاطبین احتیاج به استفاده از کتاب، دفترچه یا لپ تاپ دارند بسیار مناسب می باشد. جالب است بدانید که این مدل راحت ترین نوع چیدمان برای جلسات بسیار طولانی می باشد و تنقلات و وسایل پذیرایی به راحتی در اختیار مخاطبین قرار می گیرد. نکته ای که در این جا وجود دارد رعایت فاصله بین ردیف ها می باشد تا رفت و آمد افراد به راحتی انجام گیرد، حداقل فاصله ی بین هر صندلی با صندلی کناری نیز تقریبا ۵ سانتی متر می باشد. همچنین میزها باید در زاویه ی درستی با تریبون چیده شوند.
مزایا: ارائه دهنده به راحتی می تواند تمامی افراد و مخاطبین خود را ببیند، تعداد مخاطب بیش تری می توانند در رویداد حضور پیدا کنند.
معایب: شرکت کنندگان فقط پشت سر همدیگر را مشاهده می کنند و میزان تعامل حداقل خواهد شد.
۴-چیدمان به سبک اتاق هیات مدیره (میز مستطیل)
در این مدل یک میز مستطیل در مرکز سالن قرار می گیرد و صندلی ها دور تا دور آن چیده می شوند. این طرح چیدمان همان گونه که از اسمش پیداست برای جلسات هیات مدیره بسیار مناسب است، همچنین در جلسات مشاوره و آموزش، بحث های آزاد گروهی و مصاحبات نیز استفاده از این نوع چیدمان رایج تر می باشد. گاهی در صورت در دسترس نبودن میز بیضی یا مستطیل با قرار دادن چند میز معمولی در کنار هم اشکال مستطیل، مربع یا مربع تو خالی را به وجود می آورند. به یاد داشته باشید که هر چه اندازه میز شما بزرگتر باشد مخاطبان شما سخت تر می توانند یکدیگر را ببینند به خصوص کسانی که در یک ردیف نشسته اند ممکن است نتوانند افراد انتهایی ردیف خود را ببینند در نتیجه تعداد صندلی ها نباید از ۱۲ و حداکثر ۱۵ عدد بیش تر شود.
مزایا: فضای کار مناسب و خوب، تعامل بالا بین شرکت کنندگان و جو بسیار خوب کاری
معایب: برای گروه های بزرگ مناسب نمی باشد، در رویدادهایی که به سخنران یا تجهیرات صوتی تصویری نیاز است اصلا ایده آل نیست.
۵-چیدمان به صورت اشکال تو خالی
طراحی میز کنفرانس در این مدل به این صورت است که میزها در کنار هم به صورتی چیده می شوند تا اشکال هندسی مانند مربع، مستطیل یا حتی هشت ضلعی را ایجاد کنند و مرکز آن ها خالی می ماند. این چیدمان برای گروه هایی بین ۱۲ تا ۳۰ نفر که تعامل بین گروه شرکت کنندگان بسیار اهمیت دارد و نیازی به صفحه ی نمایش یا سخنران نیست بسیار مناسب می باشد. زیرا برای هرکس فضای کار مناسبی ایجاد می کند همچنین ارتباط بصری بین افراد بسیار زیاد است.
6- چیدمان ضیافتی
در این سبک شش تا ده صندلی دور یک میز گرد، مربع یا شش ضلعی قرا می گیرند و علت استفاده از این سبک برای تسهیل خدمات پذیرایی وعده ی غذایی می باشد. البته در اکثر رویدادها بیش تر در یک طرف میز یا به اصطلاح یک دوم دور، صندلی چیده می شود تا همه ی افراد رو به سمت تریبون باشند (درست مانند آن چه در تصویر مشاهده می کنید). این چیدمان برای رویدادهایی که پذیرایی وعده ی غذایی در آن وجود دارد یا جلسات کسب و کار کوچک که نیاز به تعامل بالا دارد بیش تر استفاده می شود.
